Чем длиннее будет идти конференция, тем больше этапов будет в нее входить. И тем больше внимания понадобится уделить каждому пункту. Организация конференций
(см. на сайте) на высоком профессиональном уровне дело очень кропотливое, и если упустить хотя бы малейшую мелочь, все может сорваться, гости останутся недовольны, а репутация организаторов попадет под удар. Компания emice.com.uaуже не первый год занимается организацией и проведением конференций разных масштабов. Наши специалисты знают, как все устроить и обеспечить комфорт гостям во время мероприятия.
Чему стоит уделить внимание?
Главными этапами, которые нельзя оставлять без внимания, являются:
1. место проживания гостей. Это зависит от того, где будет проходить намеченное мероприятие. Здесь важно определиться с отелем или гостиницей, забронировать нужное количество мест, позаботиться о дополнительных местах при непредвиденных ситуациях, предоставить список гостей в отель. Для выполнения этих действий, лучше создать группу людей, где каждый будет отвечать за свои обязанности;
2. место проведения конференции. Оптимальный вариант – конференц-зал в гостинице, где остановились приезжие участники. Но важно, чтобы вместительность зала соответствовала количеству гостей. Также при выборе места важно узнать о наличии необходимого технического оборудования;
3. логистика. Здесь должна работать команда людей, которые будут отвечать за обеспечение перевозок участников конференции с вокзала в отель, доставку их на саму конференцию, предоставление необходимого инвентаря в виде бумаги, ручек, блокнотов. Также данная группа организаторов во времвя проедения мероприятия может отвечать за перерывы между выступлениями докладчиков: позаботиться о доставке обедов из ресторанов, предоставить вкусный кофе;
Все эти заботы возьмут на себя специалисты нашей компании – Еmice.com.ua.
4. техническое обеспечение. Важно перед началом события проверить все оборудование на предмет неисправностей: микрофоны, осветительные приборы, звук. Также необходимо позаботиться о наличии дополнительного оборудования, если что-то поломается в ходе проведения конференции;
5. развлекательная программа. В том случае если конференция длится несколько дней, важно подумать об отдыхе гостей, продумать места, которые можно показать в вашем городе. Это могут быть экскурсии на заводы, парки и развлекательные комплексы.