Важным аспектом деятельности любой компании являются официальные и неформальные тренинги, семинары и конференции. На них можно поделиться опытом, собственными знаниями, почерпнуть что-то новое у коллег. В ходе проведения мероприятия обсуждаются насущные проблемы и их эффективное решение.

Важно организовать событие на высшем уровне. Лучше доверить подготовительный процесс профессионалам. Ключевой задачей является выбор места для проведения конференций. В этом плане Киев — идеальное место для проведения событий, корпоративных семинаров, встреч с иностранными партнерами.

 

Современные залы

Для проведения мероприятия следует подбирать просторную площадку, оснащенную необходимой аппаратурой или с возможностью ее подключения. Конференц-залы Киева оборудованы в современном стиле, имеют качественную акустическую систему, наличие экранов для демонстрации презентаций. Также много мест для размещения гостей и зона для выступления спикеров.

Компании, решившие воспользовавшись арендой помещения в Киеве, могут оценить преимущества такой услуги уже сегодня. При этом эффективно решить ряд организационных вопросов.

Особенности залов:

●       готовые площадки для проведения мероприятий разного формата;

●       полностью оснащены технически. Помещения оборудованы проекторами, компьютерной техникой. Есть возможность заказа дополнительной аппаратуры;

●       удобное расположение. Как правило, здание находится в центре города, рядом вокзал, метро, аэропорт;

●       предусмотрено размещение иностранных и иногородних гостей. Во многих гостиницах столицы есть конференц-залы. Это удобно, чтобы решить сразу две задачи.

Немаловажным пунктом является организация досуга приглашенных, кофе-брейки, трансфер участников. Вместительность варьируется от двадцати до трехсот человек. Можно воспользоваться комплексными предложениями. В таком случае клиенты смогут арендовать требуемое помещение, соответствующее требованиям конференц-зала. При этом успешно провести мероприятие в удобное время.

 

Можно выбрать локации, размещаемые до 500 человек. Прекрасный вид на прибрежные склоны Киева и исторические памятники. Центр города, вдали от суеты, экологически чистая зона. Благодаря инфраструктуре, приглашенные будут чувствовать себя максимально комфортно. Такое месторасположение открывает возможности для реализации самых смелых идей.

Техническая сторона

Стеллажи с информационным материалом должны быть освещены, чтобы присутствующие видели продукцию для ознакомления. Присутствие большой аудитории требует хорошей слышимости во время выступлений. Поэтому устанавливается мощная акустическая система, передаваемая звучание по всему помещению. Усиление техники зависит от общей площади, отделки, формата мероприятия.

В случае с деловой встречей, которую планируют посетить много партнеров, упор лучше делать на чистоту и качество передачи речи. Если необходимо музыкальное сопровождение, оснащают микшерным оборудованием. Также потребуется большой экран, интерактивная доска, обязательны микрофоны.

Конференц-залы средних и больших размеров могут быть разделены зону, отведенную под сцену и места для зрителей. Для спикера ставят трибуну, стол, оснащают микрофонами. Для отображения материала используют мониторы.

В отдельном смежном помещении размещают операторскую. Если такая комната отсутствует, в качестве серверной подойдет стойка с необходимым оборудованием. В другой части зала рассаживают остальных участников.

Возможный набор источников:

●       ноутбук или компьютер;

●       CD/DVD проигрыватель;

●       аудио- и видеотехника;

●       медиаплеер.

Подобная аппаратура необходима, чтобы докладчик не испытывал сложностей и неудобств во время изложения материалов. Часто используется визуализация с помощью средств отображения графических данных.

 

Большие залы

Помещение предполагает размещение на пятьдесят-сто человек. Такое заполнение считается комфортным. Возможно расставление столов по аудиторному принципу, что обеспечивает взаимосвязь аудитории с выступающим, создается хороший обзор. Каждое мероприятие обсуждается заранее, чтобы максимально комфортно расставить мебельные предметы. Иногда требуется активность участников, следовательно, часть столов убирают.

Если предполагается работа в команде, делается расстановка по островному типу. В любом случае, все зависит от самого события. Перед началом организаторы с клиентом обсуждают каждую деталь.

Залы, рассчитанные для большого количества людей, требуют особого подхода. Стоит учитывать, что в помещении будет душно, что отвлекает от основного. Поэтому, важно позаботиться, чтобы работала система кондиционирования. Можно также открыть окна. Так в комнату проникнет свежий воздух. В зимний период понадобятся обогреватели.

Организация питания

Можно выбрать вариант обслуживания на свое усмотрение. Например, в виде закусок на стенд или горячий обед. Во время первой паузы частникам предложите чай и ароматный кофе с вкусной выпечкой. Гости взбодрятся, настроятся на рабочий день.

Организуйте легкий перекус за столиками, чтобы можно было обменяться мыслями и подвести итоги проходящего мероприятия. Также в непринужденной обстановке гости отдохнут и пообщаются.

Заказ питания сэкономит время. Ведь это ценный актив, который нельзя терять. Проявив незначительную заботу о приглашенных, вы поднимите репутацию компании, завоюете их расположение. Правильная организация питания поможет сохранить нужную атмосферу, настроит гостей на дальнейшее обучение. Также, это возможность завести новые знакомства с деловыми партнерами. Как известно, во время еды люди больше проявляют интерес к разговору, становясь дружелюбными и открытыми.

Не стоит пытаться справиться со всем самостоятельно. Идеальным вариантом в проведении конференции в Киеве станет делегирование обязанностей на профессионалов.  Специализирующаяся компания забронирует залы, организует кейтеринг. Если возникнет необходимость, договорится об услуге переводчика, также встретит приезжих участников. Таким образом, вы освободите себя для значимых задач — коммуникации со спикерами.